Det digitale skiftet

Penger spart i Bergen kommune

Et eksempel på hvilke muligheter det digitale skiftet kan gi, finner vi i Bergen kommune.

- Gjennom ulike tiltak i hele kommunen sparte helse- og omsorgsprogrammet hos oss inn 43 millioner kroner i fjor, forteller Kjetil Århus.

Kjetil Århus er direktør ved kommunens avdeling for digitalisering og innovasjon, er medlem i Digitaliseringsministerens råd for bedre IKT-prosjekter i staten, sitter i KSs digitaliseringsutvalg og leder et utvalg for bedre strategisk digitaliseringssamarbeid blant de 33 Hordalandskommunene.

- I disse dager har vi prosjekter der vi systematisk og målrettet tar bort den manuelle delen av organisasjonen, som ikke bør være med inn i den digitale framtiden. Innen 2022 skal vi spare 80 millioner i bykassen på gevinster i en ny kanalstrategi (hvilke digitale kanaler kommunen skal benytte overfor innbyggerne).

Prøveprosjekt i Oslo kommune

Fram til i fjor sommer pågikk det et prøveprosjekt i fire forskjellige bydeler i Oslo kommune. Det gikk bl.a. ut på å automatisere medisinutdeling til dem som hadde behov for dette. Bare i bydel St. Hanshaugen ble det utplassert 50 automatiske pilleesker, 150 e-låser og 20 spirometer, noe som førte til innsparing av ca. 180 timer med hjemmetjenester årlig. Det ble regnet ut at dette ville kunne gi en innsparing på 5,6 millioner kroner. Bydelen har på dette området klart å utnytte noen av de muligheter digitaliseringen gir.

I den fasen bydelen er inne i nå, skal de se nærmere på hvordan eldre kan bo hjemme lengst mulig på en trygg måte. Det krever tilrettelegging - blant annet hvordan innbyggere kan få varslet når de har behov for bistand, hvordan de som har behov for assistert medisinutlevering kan få dette på en trygg måte og hvordan personer med begynnende kognitiv svikt (demens), som liker å være i aktivitet ute, fortsatt kan leve like aktivt i trygge former.

- Det å beregne gevinster har så langt vært svært vanskelig, sier bydelsdirektør Hilde Terese Hamre. I denne fasen er målet å samle systematisk inn forskningsresultater vi senere kan vise til for å si noe sikkert om fordeler og ulemper med ulike løsninger.

Nødvendig med en plan

Det er nødvendig med en langsiktig plan for å utnytte frigjorte ressurser. En større undersøkelse gjennomført av Rambøll Norge i fjor konkluderer med at offentlige virksomheter er lite flinke til å hente ut økonomiske gevinster fra økt digitalisering. Det er grunn til å tro at kommunene og andre offentlige virksomheter ville klart dette mye bedre dersom de hadde en plan for dette.

- En god plan for hvordan disse innsparte ressursene skal benyttes?

Både ja og nei, sier Kjetil Århus i Bergen kommune. I de 10 årene vi har arbeidet med dette har vi lagt et digitalt lag på den opprinnelige organisasjonen uten å ha tatt ut effekten. Nå har vi et høyere fokus på det å frigjøre ressurser fra den digitale utviklingen. Ifølge ham skal de nå begynne på en helhetlig plan.

Bydel St. Hanshaugen innledet utviklingen av velferdsteknologi i 2014. Erfaringene forteller oss at digitaliseringen vil gi gevinster, sier bydelsdirektør Hilde Terese Hamre. Der bydelen på den ene siden utnytter velferdsteknologien, blir kvaliteten på tjenestene bedre. På den andre siden frigjøres noen ressurser og disse kan da benyttes på andre områder der behovet er større. Eksempelvis ved bruk av digitale medisindispensere, vil det ikke være like stort behov for medarbeidere i hjemmetjenesten som reiser rundt til brukerne. Disse kan da settes inn i oppgaver som maskiner ikke kan gjøre, sier Hilde Terese Hamre. Hun forteller at de har en kompetanseplan for de ansatte i bydelen, men vi forstår at det ikke er noen helhetlig plan så langt for utnyttelse av gevinstene.

Må ha en bevisst strategi

Digitaliseringen kan frigjøre ressurser slik at arbeidskraften kan brukes mer produktivt og vi kan få en effektivisering av offentlige tjenester.

Kjetil Århus i Bergen kommune peker på at det over tid har vært et betydelig økt behov for de kommunale tjenester, og kanskje spesielt innenfor helse og omsorg. Det betyr at Bergen kommune må ha en bevisst strategi for å utnytte teknologien der den kan benyttes, og prioritere folk og ressurser inn i de områder der behovet er størst.

- Det blir viktig å gjøre grep for å møte de utfordringer vi kommer til å se i framtiden. Det kan vi gjøre med å få kanalisert de ressursene som blir tilgjengelig inn der behovene er størst. Dette kan bety at de medarbeiderne vi har i dag kanskje ikke har den nødvendige kompetanse for de jobbene og oppgavene kommunen har i framtiden. Løsningen på det er at vi nå utarbeider kompetanseprogrammer for medarbeiderne.

Nedbemanning eller kompetanseutvikling mest lønnsomt?

Ifølge Aftenposten i januar hadde konserndirektør Sigve Brekke, på bakgrunn av digitaliseringen, som mål i 2018 å kvitte seg med 2 000 ansatte i Telenor. Han klarte å nedbemanne med totalt 1 800 medarbeidere.

Konserndirektør Rune Bjerke i DNB tenker helt motsatt. Tidligere hadde banken sendt overtallige ut dørene med en sluttpakke i hånden. Totalkostnadene for sluttpakkene i 2015 og 2016 havnet på drøyt 1,1 milliarder kroner.
Solveig Hellebust som er konserndirektør for People & Operations i DNB der bl.a. HR-ansvaret ligger, sier at nå er signalene fra toppledelsen at banken skal få en endringskultur slik at de ansatte gis mulighet til å tilpasse seg fremtidens kompetansebehov. I stedet for å kvitte seg med ansatte, skal de bli flinkere til å tilby kompetanseutvikling. Selv om noen også i framtiden kommer til å få en pakkeløsning, vet DNB at også kompetanseutvikling koster. - Men det koster mer å skifte ut ansatte, slår Solveig Hellebust fast.

Et av tiltakene som er tatt i bruk er en «læringsapp» for de ansatte. Hovedtyngden av kompetanseløftet er «On the job»-trening og interne opplæringsprogrammer, men også eksterne kurs og kortere studier er en del av pakken, forteller hun.

Kompetanse er ferskvare understreker Solveig Hellebust. Det betyr at DNB må kunne lage seg et framtidsbilde for å kunne gi de ansatte rett kompetanse for årene framover. Det er lettere å se klare signaler i den nære framtid. Skal vi spå om flere år, øker usikkerheten, sier konserndirektør Solveig Hellebust.
Enkel markedstenkning tilsier at det koster mindre å ta vare på de medarbeiderne du har, enn hele tiden å ansette nye. Ikke minst i et allerede stramt arbeidsmarked.

Spørsmålet er hvordan vi kan få medarbeidere med størst mulig tilhørighet og engasjement.

Motiverte medarbeidere jobber best

Ifølge professor Anders Dysvik ved Handelshøyskolen BI, gjør motiverte medarbeidere med stor tilhørighet og engasjement best jobb. På enkelte arbeidsplasser får lite motiverte medarbeidere tilbakemelding om at hvis de ikke gjør en bedre jobb, kan de slutte og finne seg en annen arbeidsplass. Anders Dysvik peker på at det finnes ingen erfaring som tilsier at dette er en god ledelsesstrategi.

Tvert imot finnes det en rekke eksempler på det motsatte, helt siden da Blåfarveverket var Norges største arbeidsplass på slutten av 1700-tallet og hadde egen bedriftslege, boliger til arbeiderne og skoler til arbeidernes barn. Tanken var at en stabil arbeidskraft med stor tilhørighet var mer nyttig enn hele tiden å ansette nye. Tilsvarende tenkning finner vi ved Visnes kobbergruver på Karmøy hundre år senere, der de ansatte ble omskolert til veveriarbeidere, når gruvevirksomheten stoppet opp. Også her var tanken at medarbeidere som følte seg ivaretatt, fikk en sterk tilhørighet og hadde stort engasjement i arbeidsplassen.

Helhetlig vurdering mangler

Det er derfor bra når både Oslo og Bergen kommuner har utviklet kompetansehevingsplaner for sine ansatte for å gjøre dem kompetente til å utføre framtidens oppgaver. Mindre betryggende er at kommunene mangler helhetlige planer for hvordan de frigjorte ressurser skal utnyttes. Kommunene har tanker om å sette inn mer ressurser mot noen oppgaver innen f.eks. helse og omsorg, men uten at det foreligger noen analyse av kommunenes største utfordringsområder. Kompetansetilførsel er ferskvare. Hvordan kan kommunene forberede sine ansatte på framtidens oppgaver, når den helhetlige vurderingen av hvilke utfordringsområder de har mangler? Det er svært sannsynlig at en ny kartlegging av de offentlige virksomhetene nok en gang vil konkludere med at virksomhetene ikke har klart å utnytte de gevinster digitaliseringen gir.

Men hvis kommunene og andre offentlige virksomheter setter seg ned og finner ut hvilke utfordringer de har, definerer hvilke oppgaver medarbeiderne skal gjøre i framtiden og hvilken kompetanse som er nødvendig, har de kommet langt på vei. Ut fra det kan de lage en kompetanseplan som kan gjøre medarbeiderne forberedt på framtidens oppgaver. Mulighetene i form av sparte ressurser er bare første steg på veien inn i framtiden. Neste skritt er å inkludere medarbeiderne - motiverte medarbeidere jobber bedre er mer lojale og tar i et ekstra tak når det trengs.