5.1 Utgangspunkt: Varsling er i arbeidsgivers/virksomhetens interesse
Det er i virksomhetens interesse at det frembringes informasjon om kritikkverdige forhold. Varslingsinstituttet må betraktes som en sikkerhetsmekanisme for virksomhetsstyring som bidrar til å frembringe kritisk informasjon når ordinære systemer for ledelse og kontroll svikter.
Særreguleringen av arbeidstakers varslingsrett i arbeidsmiljøloven stiller store krav til arbeidsgivers evne og vilje til å håndtere mottatte varsler på forsvarlig måte. Det gjelder blant annet omfattende krav til personvern, både i forhold til arbeidstaker(e) som varsler og den/de det varsles om. I normalsituasjonen har arbeidsgiver en legitim interesse i å få anledning til å håndtere et varsel internt i virksomheten. En god intern håndtering av et varsel, reduserer sjansen for at en arbeidstaker går eksternt med sitt varsel.
5.2 Pålegg om varslingsrutiner, jfr. arbeidsmiljøloven § 2A-3
Etter arbeidsmiljølovens § 2A-3 plikter arbeidsgiver å legge forholdene til rette for intern varsling. Hvis forholdene i virksomheten tilsier det skal det utarbeides rutiner for varsling som en del av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet uavhengig av antall ansatte, jf. arbeidsmiljøloven § 3-1. I virksomheter som jevnlig sysselsetter minimum fem arbeidstakere har arbeidsgiver en plikt til å utarbeide slike rutiner, og de skal være nedfelt skriftlig. Plikten til å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø innebærer et aktivt omsorgsansvar for arbeidstakerne. Dette omfatter også en mulig varslingssituasjon.
Formålet med tilretteleggingsplikten er å skape forutberegnelighet for både arbeidstaker og arbeidsgiver.
Arbeidsmiljøloven § 2A-3 regulerer hva varslingsrutiner minimum skal inneholde. Det skal for det første oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold. Hvis det i virksomheten er særlige forhold som det er ekstra viktig at det varsles om, kan det være hensiktsmessig at dette nevnes særskilt. Dette kan for eksempel være korrupsjon, fare for miljøskadelige utslipp eller helsefarlige arbeidsforhold. For det andre skal rutinene ta for seg fremgangsmåten ved varsling. Rutinene bør også regulere tilfellene hvor det varsles anonymt.
Til sist skal rutinene ta for seg mottak, behandling og oppfølging av saker der det varsles. Av rutinene bør det fremkomme hvem som har ansvaret for oppfølging av varsler. For det tilfelle at virksomheten har et eksternt varslingsmottak, skal dette være regulert i rutinene. Det kan også være særskilte håndteringsregler for varsling i situasjoner som berører fare for liv og helse eller store økonomiske skader/tap.
Det er avgjørende at rutinene er reelt implementert i virksomheten for at de skal kunne påberopes overfor arbeidstaker. Det er således arbeidsgivers ansvar å sørge for informasjon og drive opplæring om rutinene, og det følger av § 2A-3 (6) at de skal være lett tilgjengelige for alle arbeidstakere. Det avgjørende i denne sammenheng er at de ansatte lett kan finne frem til rutinene. For eksempel kan rutinene gjøres kjent ved at de tas inn i personalreglementet eller de kan publiseres på virksomhetens hjemmeside. Rutinene bør jevnlig evalueres og revideres ved behov. Både staten, KS, NHO og Arbeidstilsynet har forslag til varslingsrutiner liggende tilgjengelig på sine nettsider.
Tillitsvalgtes oppgave: På vegne av de ansatte, bør og kan den tillitsvalgte etterlyse rutiner dersom slike ikke finnes eller benyttes på arbeidsplassen. Den tillitsvalgte kan også etterlyse evaluering av eksisterende rutiner, opplæring samt for øvrig medvirke til slikt arbeid på vegne av de ansatte. Ved spørsmål om tillitsvalgtes deltakelse i varslingsmottak/varslingsgrupper, er den generelle anbefalingen av tillitsvalgte ikke deltar i slike, av hensyn til den uavhengighet som rollen som tillitsvalgt krever. Å besørge en forsvarlig håndtering av mottatte varsler og sikre rettsvernet til arbeidstakere som varsler, er arbeidsgivers oppgaver og ansvar.
5.3 Konfidensialitet
Et viktig punkt i varslingsrutinene er kravet til konfidensialitet. De fleste varslingsrutiner har bestemmelser om at varslerens identitet skal være fortrolig. Dette innebærer at den det varsles om, ledelsen eller øvrige ansatte ikke skal gjøres kjent med varslerens identitet.
Tillitsvalgtes oppgave: Tillitsvalgte må opptre i tråd med personopplysningslovens krav til konfidensialitet. Kravet må også ivaretas ved behandling av personsensitive saker på 30 medlemsmøter og annen fagforeningssammenheng, for eksempel ved bruk av konfidensialitetsklausuler
5.4 Forbud mot ulovlig gjengjeldelse, jf. arbeidsmiljøloven § 2A-2
Arbeidsmiljøloven har et klart forbud mot ulovlig gjengjeldelse fra arbeidsgiver ved varsling, jf. lovens § 2A-2. Arbeidstaker som varsler i samsvar med § 2A-1 om forhold vedkommende mener er kritikkverdige, er beskyttet mot gjengjeldelse. Gjengjeldelsesforbudet representerer en styrking av varslingsretten. Det særskilte varslervernet som § 2A-2 representerer, kommer i tillegg til arbeidsgivers alminnelige arbeidsgiveransvar og omsorgsplikt.
En gjengjeldelseshandling er noe negativt som påføres en arbeidstaker som følge av at vedkommende har varslet. Gjengjeldelseshandlinger kan være formelle og/eller uformelle. Typiske formelle gjengjeldelseshandlinger kan være
skriftlige advarsler, oppsigelse/endringsoppsigelse eller avskjed. Uformelle gjengjeldelseshandlinger er som regel mer subtile handlinger som tap av goder, forflytting, mobbing/trakassering, brudd på personvern, brudd på annet regelverk overfor vedkommende.
Tillitsvalgtes oppgaver:
- Fremsette krav om at ledere gis tilstrekkelig opplæring i hvordan et varsel skal behandles og arbeidstakere beskyttes mot gjengjeldelsesrisiko.
- Være oppmerksom på at en varslingsprosess som pågår over tid (gjentatte varslinger/varsling til flere nivå), ofte innebærer konflikteskalering og dermed risiko for handlinger som kan kvalifisere som gjengjeldelseshandlinger.
- Være oppmerksom på at handlinger som ellers vil kunne anses som lovlige handlinger under arbeidsgivers styringsrett, etter forholdene kan være ulovlige gjengjeldelseshandlinger dersom de rettes mot en arbeidstaker som har varslet.
- Være oppmerksom på at arbeidsgiver har lov til å komme med saklige mot ytringer, men at disse ikke må ha karakter av trakassering. Avgjørende er at arbeidsgiver har fokus på det forholdet det er varslet om, og ikke vedkommende som har varslet.
- Tillitsvalgtes oppgave å gjøre medlemmene kjent med mulighet for bistand fra tillitsvalgte dersom det oppstår en varslingssak.