Ved innmelding fyller medlemmet selv ut et skjema med opplysninger som lagres i medlemsregisteret. Dette er bl.a. navn, adresse, arbeidssted, stilling osv. Medlemmet kan endre navn, kontaktinformasjon og kontaktpreferanser selv på “min side”. Slike endringer og endringer ut over dette kan også gjøres ved å ta kontakt med sekretariatet. Tillitsvalgte kan melde fra om endringer, f.eks. der et medlem har endret arbeidssted eller fått endret kontaktinformasjon.
Vi kan også gjøre oppslag på adresse i Folkeregisteret ved post i retur.

• Ved innmelding godtar du betingelsene våre. Du blir med på den obligatoriske forsikringen, med har mulighet til å reservere deg ved å ta kontakt med Akademikerforbundets forsikringskontor.
• Den vanligste måten å betale kontingent og forsikring på er trekk i lønn via arbeidsgiver. Det betyr at vi sender arbeidsgiver lister over medlemmer på det aktuelle arbeidsstedet. Akademikerforbundet får også månedlige lister av arbeidsgiver om hvor mye de har trukket hvert enkelt medlem.
• Akademikerforbundet sender informasjon til medlemmene i forbindelse med streik, forhandlinger, kurs og medlemsundersøkelser. Derfor samler vi inn følgende informasjon: navn, kontaktinfo, fullstendig fødselsnummer, arbeidssted og stilling. Din e-postadresse vil ikke bli benyttet til andre formål enn å sende viktig informasjon og valgte nyhetsvarsler.

Du kan reservere deg mot:

• Magasinet Signaler
• Nyhetsbrev
• E-post med generell informasjon. E-post om lokale forhandlinger på ditt arbeidssted sendes likevel.

Saksbehandling:
Dokumenter vedrørende saker blir lagret i saksbehandlingssystemet vårt.

Akademikerforbundet er underlagt følgende lovgivning med tanke på behandling av personopplysning:

• Personopplysningsloven
• Regnskapsloven
• Markedsføringsloven

Akademikerforbundet er en ideell organisasjon og ikke omfattet av arkivloven, forvaltningsloven og offentleglova.

Akademikerforbundet er en arbeidstakerorganisasjon og hovedformålet med opplysningene er å ivareta deg som medlem, dine rettigheter og kreve inn kontingent (og forsikring). Vi bruker også kontaktopplysningene til å sende deg fagforeningsrelatert informasjon.

• Medlemmene må benytte passord for å logge inn på «min side».
• Ansatte benytter passord for å logge inn på PC, e-post, «min side» saksarkiv og regnskapsprogram.
• Saksbehandling- og arkivsystemet driftes av Digiflow. De drifter også e-post og virussjekk. Digiflows skyløsninger følger beste praksis i kryptering og teknisk sikkerhet, herunder bruk av TLS 1.2, AES 256, RSA 2048 og SHA-256. Alle data i skyen oppbevares innenfor EØS-området på krypterte disker i profesjonelle datasentre med gode rutiner for fysisk sikring.

• Akademikerforbundet sender lister til arbeidsgiver over de som skal bli trukket i lønn. Tillitsvalgte har oversikt over medlemmer på sitt arbeidssted. Regiontillitsvalgte har oversikt over medlemmer i regionen de er tilknyttet. Forsikringskontoret får følgende informasjon over medlemmer: Navn, kontaktinformasjon, fødselsnummer, innmelding- og utmeldingsdato.
• Lister kan også bli delt med Uniotillitsvalgte f.eks. i sammenheng med lønnsforhandlinger.
• Forbundet er en del av hovedsammenslutningen Unio og våre lønnsforhandlinger er i stor grad samordnet med og organisert via Unio. Vi gjør oppmerksom på at opplysninger om planlagt streikeuttak utleveres til Unio og til øvrige Unio-tilknyttede forbund for å fremme medlemmenes interesser i forhandlingene. Formålet med behandlingen er i slike tilfeller streikeplanlegging og det rettslige grunnlaget for dette er medlemsavtalen (medlemskapet). Opplysningene behandles og deles gjennom Unios konfliktberedskapssystem, KBS, som driftes av Politiets fellesforbund. Opplysningene lagres kun i konfliktperioden, og slettes fra KBS straks konflikten er avsluttet. Medlemmet vil selv få tilgang til systemet og kan se over egne opplysninger.
• Vi vil også orientere om at vi gjennom årets konfliktberedskap vil samle inn data som skal brukes til et grundigere prosjekt hvor vi evaluerer personvern i KBS-systemet (2021).
• Akademikerforbundet har databehandleravtale med følgende underleverandører:
• Digiflow – saks- og arkivsystem, drift av system
• Sødeberg Partners - forsikringsmegler
• Storebrand
• Asker Print AS - trykkeriet
• ProgresSUM - regnskap
• iMaker - hjemmesiden
• Unio - KBS
• Nordea Direct
• Kundo
• Winorg

• Du har rett til å vite hva Akademikerforbundet lagrer om deg og få innsyn i dine data. Det skal være så korrekte data som mulig i registeret. Dette krever at du som medlem skal oppdatere eller gi oss korrekt informasjon. Du kan selv oppdatere kontaktinfo på min side.
• Dersom du har meldt deg ut og ønsker at vi skal slette opplysninger om deg, kan du ta kontakt med sekretariatet. Visse data tar vi likevel vare på der dette er nødvendig for å oppfylle lovpålagte krav. F.eks. gjelder dette navn og reskontro. Dersom du har hatt verv i organisasjonen lagres dette av historiske formål.
• Økonomiske transaksjoner lagres i 5 år etter bokføringsloven.

Det er Akademikerforbundets forsikringskontor som administrerer medlemmenes forsikring. De har anledning å ta imot informasjon fra medlemmet som ikke står i medlemsregistreret, f.eks. kontaktinformasjon.

Akademikerforbundets forsikringskontor har mulighet til å sende ut markedsføring til medlemenne. All markedsføring skal godkjennes av Akademikerforbundet.

Akademikerforbundet bruker cookies (informasjonskapsler) som lagres på din datamaskin når du besøker akademikerforbundet.no. Ved å bruke akademikerforbundet.no samtykker du i bruken av cookies. Du kan når som helst slette cookies på din PC.

Det er slike cookies som gjør at vi kan automatisk innhente anonyme (ikke-personlige) data, for eksempel hvilken kilde besøket kom fra, besøkte sider, varighet, navigasjon, søkeord og hvilke lenker den besøkende klikker på.

Hensikten med å samle denne informasjonen er å få bedre forståelse av markedet, gi mulighet til å tilpasse vår kommunikasjon for å skape brukervennlige opplevelser, samt levere tjenesten til medlemmer.